Tips for Freight Forwarders / Conseils pour les agents d’expédition

Le texte français suit le texte anglais.

Clients Affected: All freight forwarders, customs brokers and service providers who transmit trade data to the CBSA.

The TCCU remains committed to timely client support to resolve electronic commerce and portal systems technical issues.

To ensure our officers are available for the troubleshooting of urgent, time-sensitive issues, and to keep call wait times to a minimum, we would like to take this opportunity to remind clients of the steps they can take to resolve issues on their own.

During regular business hours (Monday to Friday 08:00 to 17:00 ET) before contacting the TCCU to obtain the status of your electronic commercial documents, consult the following checklist:

• Ensure your electronic House bill are properly coded with the correct warehouse sub-location code.
• Ensure your House bill Close message is properly coded with the correct previous Cargo Control Number (CCN). 
• Ensure the transaction of the customs broker clearing your shipment is coding the correct CCN of your House bill.
• Communicate with all other trade chain partners involved in the movement or the clearance of the goods to confirm that the CBSA has accepted their data.
• Confirm with the carrier and other freight forwarders who are involved in the movement of the goods that the cargo control documents (i.e. eManifest House Bill, ACI cargo control document) have arrived at final destination, at the correct warehouse.
• Ensure the port of destination and sub-location code on your House bill are the same as the warehouse submitting the Arrival Message.
• If a change or amendment needs to be done to correct the warehouse sub location code on your House bill, ensure that the modification submitted has been accepted by the CBSA.
• The Manifest Forward functionality is available to freight forwarders to provide their trade partners with an electronic copy of the House Bill data they have transmitted to the CBSA. You can use this features to inform the related parties in the movement of the shipment regarding the port and warehouse sub location code destination, consolidate indicator, description of goods and other valuable information regarding the shipment. 
• If the final destination of your House bill is a Non-CW warehouse, ensure that this warehouse can submit an Arrival Message for your House bill CCN as some warehouse can only send Arrival Message for primary CCN (Cargo document submitted by the Carrier). This is the case for many warehouse operated by an airline, marine or railway companies. If the warehouse can only arrive primary CCN, ensure your House bill has the same warehouse sub location code as the primary CCN in order to have the Arrival notice cascade to your House bill.

Technical assistance not related to statuses is available 24/7 should you require immediate assistance. Please refer to the Client Service/Contact Information below.

Client Services / Contact Information

Hotline: 1-888-957-7224

Regular Hours: Monday to Friday, 08:00 – 17:00 ET Call the hotline for technical assistance and problems regarding the submission of trade data, e.g. reject messages, via EDI or eManifest Portal. eMail support is also available for EDI applications, testing and general inquiries at the emails outlined below.

After Hours: Weekdays 17:00 – 08:00 ET Saturday, Sunday and all civic and statutory holidays – 24/7 Call the hotline for urgent technical assistance. When calling the hotline, leave a detailed message and an officer will return your call.

The Services Document clarifies which issues should be directed to the TCCU hotline, during and after business hours, as well as the types of questions to be referred elsewhere. This resource can be found here.

Conseils pour les agents d’expédition

Les clients affectés : Tous les agents d’expédition, courtiers en douane et fournisseurs de services qui  transmettent des données commerciales à l’ASFC.

L’USTCC reste déterminée à offrir un soutien aux clients efficace dans le but de résoudre tout problème technique relié aux systèmes du commerce électronique et aux portails.

Afin d’assurer la disponibilité de nos agents pour le dépannage de questions urgentes en temps opportun et afin de mieux gérer les délais d’attente téléphonique, nous aimerions profiter de cette occasion pour souligner les étapes que les clients peuvent suivre pour tenter de résoudre leurs problèmes eux-mêmes.

Pendant les heures normales d’opération, soit du lundi au vendredi de 8 :00 à 17 :00 HE, veuillez consulter la liste de vérifications suivante avant d’appeler l’USTCC pour connaître le statut de vos documents commerciaux :

• Assurez-vous que votre connaissement interne électronique est correctement codé avec le bon code de sous-emplacement d’entrepôt de l’exploitant.
• Assurez-vous que votre message de fermeture de connaissement interne est correctement codé avec le bon numéro de contrôle du fret (NCF) précédent.
• Assurez-vous que la transaction du courtier en douane qui dédouane la marchandise a codé le bon NCF de votre connaissement interne.
• Consulter tous les partenaires de la chaîne commerciale qui participent au mouvement des marchandises ou au dédouanement, afin de confirmer que leurs documents commerciaux respectifs ont été soumis et acceptés par l'ASFC.
• Confirmez auprès du transporteur et des autres agents d’expédition qui participent au transport des marchandises que les documents de contrôle du fret (c.-à-d. connaissement interne, document de contrôle du fret) sont arrivés à destination finale, au bon entrepôt.
• Assurez-vous que le bureau de destination et le code de sous-emplacement de l’entrepôt inscrit sur votre connaissement interne est le même que le Message d'attestation d'arrivée aux entrepôts soumis par l'entrepôt.
• Si un changement ou un amendement doit être apporté pour corriger le code de sous-emplacement de l'entrepôt sur votre connaissement interne, assurez-vous que la modification soumise a été acceptée par l'ASFC.
• La fonctionnalité Manifeste acheminé est disponible pour les agents d’expédition afin de fournir à leurs partenaires commerciaux une copie électronique des données sur les connaissements internes qu'ils ont transmises à l'ASFC. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour informer des partenaires de la chaîne commerciale qui participent au mouvement des marchandises ou au dédouanement sur le port de destination et le code de sous-emplacement de l’entrepôt, l’indicateur de regroupement, la description des marchandises et d'autres informations importantes concernant l'expédition.
• Si la destination finale de votre connaissement interne est un entrepôt non-CW, assurez-vous que cet entrepôt peut soumettre un  Message d'attestation d'arrivée pour le NCF de votre connaissement interne, car certains entrepôts peuvent uniquement envoyer un  Message d'attestation d'arrivée pour NCF principal (document de fret soumis par le transporteur). C'est le cas de nombreux entrepôts exploités par une compagnie aérienne, maritime ou ferroviaire. Si l'entrepôt ne peut qu’arriver des NCF principaux, assurez-vous que votre connaissement interne a le même code de sous-emplacement de l'entrepôt que le NCF principal afin que l'avis d'arrivée se répercute à votre connaissement interne.

Veuillez contacter l’USTCC pour le statut d’un document commercial, pendant les heures normales d’opération, seulement après avoir passé en revue les éléments de la liste de vérification ci-haut.

Le soutien technique d’urgence, qui n’est pas lié au statut d’un document commercial, est disponible 24/7. Veuillez consulter la section Service à la clientèle et renseignements plus bas.

Service à la clientèle et renseignements

Ligne téléphonique: 1-888-957-7224

Heures ouvrables: du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00 HE, appelez la ligne téléphonique pour de l’assistance technique et les problèmes concernant la transmission des documents commerciaux; par exemple, les messages de rejets par EDI ou le Portail du Manifeste électronique. L’assistance par courriel est également disponible pour les applications EDI, les essais et les renseignements généraux aux adresses de courriel données ci-dessous.

Après les heures ouvrables: Durant la semaine de 17h00 à 8h00 HE, le samedi, le dimanche et les congés fériés- 24/7. Appelez la ligne ouverte pour de l’assistance technique ou les problèmes concernant la soumission des documents commerciaux qui requiert une assistance immédiate. Lorsque vous appelez, laissez un message détaillé et un agent vous rappellera.

Le Document sur les services EDI/Portail sert à clarifier les services offerts par l’USTCC pendant et après les heures de travail, ainsi que les types de questions qui devraient être redirigés à un autre secteur d’activité. Vous pouvez consulter ce document en cliquant ici.